Directe en indirecte vertegenwoordiging bij de douane
Bij elke douaneaangifte is helder geregeld wie aangever is en wie aansprakelijk. Wij treden op als directe vertegenwoordiger (voor EU-gevestigde klanten) en als indirecte vertegenwoordiger (voor opdrachtgevers buiten de EU). Beide vormen vereisen een toelating als douane-expediteur. Aircargo.nl heeft die.
De Algemene Douanewet en het Douanewetboek van de Unie kennen drie manieren om een douaneaangifte te doen: op eigen naam en voor eigen rekening, als directe vertegenwoordiger, of als indirecte vertegenwoordiger. Voor de meeste opdrachtgevers werken wij in een vertegenwoordigingsvorm — dat is sneller en gemakkelijker dan zelf aangiftes doen, en het houdt de juridische verantwoordelijkheid logisch verdeeld.
Welke vorm voor u van toepassing is hangt vooral af van waar u als opdrachtgever gevestigd bent en wat de aard van de zending is. Wij leggen het hieronder uit en regelen vooraf de juiste schriftelijke volmacht. Onze toelating als douane-expediteur (vereist AEO-criteria) maakt het mogelijk om beide vormen aan te bieden — wat in Nederland aan een beperkt aantal partijen is voorbehouden.
Drie aangiftevormen in het kort
- Directe vertegenwoordigingWij dienen de aangifte in onder uw naam, voor uw rekening. U bent juridisch aangever en aansprakelijk voor de inhoud van de aangifte. Mogelijk voor opdrachtgevers gevestigd in de EU. Dit is de meest voorkomende vorm.
- Indirecte vertegenwoordigingWij dienen de aangifte in onder onze eigen naam, voor uw rekening. Wij zijn juridisch aangever en mede-aansprakelijk. Mogelijk en relevant voor opdrachtgevers gevestigd buiten de EU — zij kunnen niet zelf aangever zijn.
- Aangifte op eigen naam en rekeningWij doen de aangifte op onze eigen naam en voor eigen rekening — strikt genomen geen vertegenwoordiging. Wordt incidenteel toegepast, bijvoorbeeld bij eigen importbeweging via ons entrepot.
Op grond van artikel 1:10 Algemene Douanewet mag in Nederland alleen een douane-expediteur als indirect vertegenwoordiger optreden. Wij zijn toegelaten als douane-expediteur en voldoen aan de AEO-criteria die voor deze toelating gelden. Een schriftelijke volmacht is voor beide vertegenwoordigingsvormen verplicht.
Wanneer kiest u welke vorm?
Voor een Nederlandse onderneming of een onderneming gevestigd binnen de EU is directe vertegenwoordiging het meest gangbaar. De aansprakelijkheid voor de inhoud van de aangifte ligt bij u als aangever, wat past bij de situatie: u bezit en betaalt de goederen. Voor een opdrachtgever buiten de EU — bijvoorbeeld een Chinees bedrijf dat zonder Europese vestiging via Nederland exporteert of een Amerikaanse onderneming die een eenmalige import doet — is directe vertegenwoordiging niet mogelijk. De wet schrijft voor dat alleen een EU-gevestigde aangever direct kan zijn. Indirecte vertegenwoordiging biedt dan de oplossing: wij zijn aangever, u draagt de kosten. De mede-aansprakelijkheid die wij dan dragen weegt op tegen de mogelijkheid om ü berhaupt te kunnen importeren of exporteren via een Nederlandse douane-expediteur.
Wat we vooraf van u nodig hebben
Een ondertekende volmacht waarin u Aircargo.nl machtigt om namens u op te treden, met expliciete vermelding of het directe of indirecte vertegenwoordiging betreft. Voor indirecte vertegenwoordiging vragen wij daarnaast bedrijfsdocumenten ter verificatie en bij grotere stromen een zekerheidsstelling of borg. Onze CGU-vergunning (doorlopende zekerheid) dekt de meeste situaties — u hoeft zelf geen bankgarantie te stellen.
Aansprakelijkheid in de praktijk
Bij directe vertegenwoordiging is alleen u als aangever schuldenaar voor invoerrechten en BTW. Bij een navordering of correctie komt de Douane bij u terecht. Bij indirecte vertegenwoordiging zijn wij medeschuldenaar (artikel 77 lid 3 DWU): de Douane kan ook ons aanspreken. In de praktijk worden dergelijke discussies altijd in overleg met u opgelost, en hebben wij voor deze situaties verzekeringen en interne kwaliteitscontroles die fouten voorkomen.
Veelgestelde vragen over vertegenwoordiging
Wie mag indirect vertegenwoordigen in Nederland?
In Nederland is dit voorbehouden aan een douane-expediteur — een persoon of bedrijf met de Vergunning Toelating Douane-Expediteur. Voor deze vergunning gelden de AEO-criteria. Aircargo.nl heeft deze toelating.
Heb ik een schriftelijke volmacht nodig?
Ja, voor beide vormen is een schriftelijke volmacht verplicht. Wij sturen u een eenvoudig model voor ondertekening voorafgaand aan de eerste zending. Bij doorlopende samenwerking volstaat één volmacht voor alle volgende aangiftes.
Wat is het verschil in aansprakelijkheid?
Bij directe vertegenwoordiging bent u als opdrachtgever de enige schuldenaar voor invoerrechten en BTW. Bij indirecte vertegenwoordiging zijn de vertegenwoordiger (wij) en de opdrachtgever beiden schuldenaar. De Douane kan dus ook ons aanspreken bij een navordering.
Geldt dit ook voor uitvoer?
Bij export is in Nederland zowel directe als indirecte vertegenwoordiging mogelijk. Indirecte vertegenwoordiging is vooral relevant als de exporteur buiten de EU is gevestigd — zonder vestiging in de EU kan een onderneming niet zelf aangever zijn.
Kan ik directe vertegenwoordiging gebruiken als ik een Nederlands BTW-nummer heb maar in het buitenland gevestigd ben?
Nee. De grondslag is de vestigingsplaats van de onderneming, niet het BTW-nummer. Een Nederlandse BTW-registratie zonder fysieke vestiging in de EU geeft geen recht op directe vertegenwoordiging.
Klaar om ons te machtigen?
Wij sturen u een korte intake met een model-volmacht en onze AEO- en douane-expediteur gegevens. Binnen 4 uur na ontvangst krijgt u onze offerte.